1)http://bid.deu.edu.tr/deu-otomasyonlar/adresinde “BAP Akademik” bölümüne girdiğiniz zaman karşınıza çıkan bölümde neler yapılacağı, satınalma taleplerinin nasıl yapılacağı hakkında bilgi edinebileceğiniz kılavuzları bilgisayarınıza indirerek inceleyebilirsiniz.
– Satınalma talebi hazırlama kılavuzu (2016 öncesi projeler için)
– Satınalma talebi hazırlama kılavuzu (2016 ve sonrası desteklenen projeler için )
Sisteme proje yürütücüsüne ait kullanıcı adı ve şifresi ile girilebilmektedir. Proje sahiplerine yönelik hazırlanmış bu kılavuz aracılığı ile projeler için satınalma talebinin sistemde nasıl yapılacağı açıklanmaktadır. Ayrıca harcama işlemleri ile ilgili hususlara BAP Uygulama Esasları‘nın ilgili bölümünden ulaşılabilir.
Sistemden kod aratırken;
– Projenizde yer almayan kalemler ile ilgili olarak, sistemden seçim yapsanız bile işlem gerçekleştirilmeyecektir.
– Kod isimlerini büyük harflerle ve yüzde işareti arasında aratınız. Sistem büyük ve küçük harflere duyarlıdır. İ veya ı harflerine dikkat ediniz. Ör. %PİRANİZAMİD%
Teknik şartnamelerin ve üst sayfanın imzalanacağını unutmayınız. Teknik şartnamedeki miktarlar ve birimler ile, üst sayfadaki miktarlar ve birimlerin uyumlu olmasına önemlidir.
Teknik şartname hazırlarken dikkat edilmesi gereken bazı hususlara BAP Uygulama Esasları s.12,13’te yer verilmiştir. Teknik şartnamede marka ve model belirtmeyiniz, fakat bir cihazın yedek parçası veya sarfı ise marka ve model belirtilebilir.
Birimimize gönderdiğiniz satınalma talep listeleri proje süresi/ proje bütçesi uygun değil ise/listedeki malzemeler proje başvurunuzda yer almıyor veya alınması için onaylanmamış ise işleme alınmayacaktır.
2) Satınalma talepleri ile ilgili çıktılar eklerinde teknik şartnameleri ile birlikte evrak kayıt vasıtasıyla Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi’ne ulaştırılır.
3) Doğrudan temin ile ilgili satınalma talepleri incelendikten sonra, piyasa araştırmasına çıkılır ve fiyatlar toplandıktan sonra değerlendirilmek üzere ilgili proje yürütücüsü ve projede yer alan kişiler satınalma dosyasını incelerler.
Firmalardan Gelen Teklifleri Değerlendirirken:
Kurumumuz yasal mevzuat ile belirlenmiş satınalma esaslarına tabidir. Bu nedenle firmaların tekliflerini değerlendirirken aşağıdaki hususlara uyulması proje yürütücü ve çalışanları olarak teknik boyutu ile sizlerin, idari işlemler boyutu ile de bizlerin sorumluluğu altındadır:
– Teklif edilen ürünün marka/model bilgilerine göre ekte sunulan dökümandan, bizde yer alan kataloglardan veya ilgili mal/malzemenin internet sitesinden yararlanabilirsiniz.
– Değerlendirmenizde sadece sizin yazdığınız teknik şartname referans alınacaktır. Bu yüzden herhangi bir uygun olmayan teklif için, şartnamede belirttiğiniz maddeye atıf yapılması gerekmektedir.
– Değerlendirme yaparken ilgili sayfaya veya forma “Teknik şartnameye uygundur” veya “….ürüne verilen teklif, teknik şartnamenin ….nci maddesine ….nedeniyle uymamaktadır” şeklinde ifadeler yazıp, unvan ad ve soyad yazıp imzalayınız.
– Şartnamede marka ve model bilgisi yanında menşe (orijin) belirtmek, haksız rekabete yol açacağından, “…. marka uygun değildir” veya “Çin malı olmasından dolayı uygun değildir” gibi ifadeler yasal mevzuata uygun düşmemektedir.
– “Önceden kullanmadığımız için uygun değildir”, “Daha ucuz olduğu için uygundur.”, “Önceden denemediğimiz için uygun değildir.” gibi ifadeler de yasal mevzuata uygun düşmemektedir.
– Mevzuata uyma konusunda Satınalma Görevlisi arkadaşlarımızdan da yardım alabilirsiniz.
4) Karar verilen firmadan mal veya hizmet alımı gerçekleştikten sonra da mal/hizmet kabul tutanağı ilgili proje yürütücüsü tarafından imzalanır.
