TÜBİTAK Projeleri
1-Kabul edilen projeler için Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı tarafından proje özel hesabı açılır ve TÜBİTAK’a bildirilir.
2-TÜBİTAK tarafından sözleşme hazırlanarak yürütücülere gönderilir. İlgililerce kontrolleri yapılıp, imzalanır ve Üst yönetim imzaları tamamlandıktan sonra son kez onaylanmak üzere TÜBİTAK’a gönderilir.
3-TÜBİTAK Başkanlığınca imzalanıp, onaylanan ve Proje Yürütücülerine gönderilen sözleşme tüm ekleri ile birlikte çoğaltılır.
4-Projenin Harcama Yetkilisi ve Gerçekleştirme Görevlisi belirlenir. İlgili form için tıklayınız.
5-Proje ödemeleri için kullanılacak Proje Yürütücüsüne ait banka hesap bilgisi bildirilir. İlgili form için tıklayınız.
6-Sözleşme örneği ve imzalanan yukarıda belirtilen formlarla birlikte birimimize gönderilerek proje dosyası tamamlanır.
7-Desteklenen projenin ödenek aktarması yapıldıktan sonra harcama işlemleri başlatılacaktır.
8-Tüm ödeme işlemleri Koordinatörlüğümüz aracılığıyla gerçekleştirilecektir.
1-Ön ödeme üst limiti KDV dahil 30.000,00 TL. (Otuzbin)’dir. Limit değişiklikleri TÜBİTAK tarafından web sayfasında yayınlanarak duyurulur.
2-Ön ödeme, Proje Yürütücüsü tarafından kullanılabilir ödenekler dikkate alınarak talep edilir.
3-Koordinatörlüğümüzce gerekli kontroller yapıldıktan sonra ön ödeme tutarı Muhasebe Yetkilisi tarafından Proje Yürütücüsünün özel hesabına aktarılır.
4-Satın alınan mal ve hizmete ait olarak fatura ve benzeri belgelerin adres kısmında ;
“Dokuz Eylül Üniversitesi Rektörlüğü TÜBİTAK Proje No : …. ” yazılması zorunludur.
Detaylı yazılması durumunda ;
“Dokuz Eylül Üniversitesi Rektörlüğü TÜBİTAK Proje No : ….. Cumhuriyet Bulvarı No: 144 35210 Alsancak / İZMİR”
Vergi Dairesi ve numarası olarak “Kordon Vergi Dairesi 309 004 9165” yazılabilir.
Fatura adresi kısmında yürütücünün ya da ilgilinin T.C. Kimlik Numarası, Vergi Kimlik Numarası ya da bölüm adı, adres bilgisi yer almamalıdır.
5-Faturalarda malzeme adı kısmında özellikle cihazların projede geçtiği şekilde ve marka, model ve teknik özelliklerinin belirtilmesi zorunludur. Proje ile ilgisi olmayan, TÜBİTAK tarafından onaylanan bütçe kodlamasına uygun olmayan alımlar işleme alınmayacaktır.
6-Hiçbir faturada silinti, kazıntı ve karalama olmamalıdır. Eğer düzeltme yapma zorunluluğu varsa bu düzeltmeler faturayı veya sözleşmeyi düzenleyen kişi tarafından üzeri tek çizgi ile çizilerek, “Düzeltme tarafımızdan yapılmıştır” ibaresi kullanılarak yapılmalı, aynı zamanda kaşelenip yine düzenleyicilerce imzalanmalıdır.
7-Ödemelerde hiçbir şekilde kredi kartı kullanılmamalıdır.
8-KDV Tevkifatı içeren faturalara ait tevkif edilen tutarlar; faturanın düzenlendiği ay içinde Strateji Geliştirme Dai. Bşk.’nın T.C. Ziraat Bankası, İzmir Girişimci Dinamik Şubesindeki (Şube Kodu: 2616) TR31 0001 0026 1637 7117 2952 57 numaralı hesabına “TÜBİTAK .. nolu proje KDV Tevkifatı” ifadesi ile yatırılmalıdır. Dilekçe ekinde fatura örneği ve dekont ile birlikte bekletilmeksizin gönderilmesi gerekmektedir. İlgili dilekçe için tıklayınız.
9-E-Arşiv Fatura uygulamasına kayıtlı mükelleflerden mal teslimi veya hizmet ifası durumunda, harcama birimleri tarafından öncelikle http://www.efatura.gov.tr/earsivkayitlikullanicilar.html internet adresinden fatura düzenleyen satıcının E-Arşiv Fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcı olup olmadığının sorgulanması; E-Arşiv Faturanın kâğıt olarak ibrazı halinde, bu kâğıt nüsha üzerinde satıcının kaşesi ile birlikte ıslak veya noter onaylı hazır baskılı imzasının bulunduğu kontrol edilerek faturanın arkasına “E-Arşiv Sisteminden Teyit Edilmiş ve Daha Önce Ödeme Yapılmamıştır” şerhi düşülüp onaylanması gerekmektedir.
10-Mahsup süresi 2 aydır. Alınan ön ödemelerin kontrol ve işlem süreci göz önünde bulundurularak en geç 53 gün içinde Birimimize gönderilmelidir. Varsa ön ödemeden arta kalan tutar, son harcama tarihini takip eden 3 (üç) iş günü içerisinde proje özel hesabına iade edilmelidir. İadesi zamanında yapılmayan ve süresi içinde mahsup edilmeyen ön ödemeler için 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanuna göre cezai işlem uygulanacaktır.
Mahsup süresi sonunda ön ödeme tutarının en az % 50’si harcanmadan iade edildiği takdirde harcamama gerekçeleri TÜBİTAK tarafından istenebilir ve sonucunda yürütücünün veya mutemedin ihmal, kusur veya suiistimalinin tespiti halinde harcanmayan tutarlara 6183 sayılı Kanuna göre gecikme zammı oranında faiz uygulanarak bu tutarlar ilgililerden tahsil edilir ve özel hesaba yatırılır.
11-Mevcut ön ödemenin mahsubu gerçekleşmeden yeni ön ödeme talebi yapılabilecek, ancak usulüne uygun olarak muhasebeleştirilmeden yeni ön ödeme işleme alınmayacaktır.
Proje yürütücüsü, 30.000,00 TL. (Ön Ödeme limiti) üstü mal ve hizmet alımları için satın alma yapılması gereken malzemeye ilişkin Malzeme Talep Formu ekinde Teknik Şartname ile Birimimize müracaat eder. Malzeme Talep Formu için tıklayınız.
İşlemler birimimiz tarafından gerçekleştirilir.
TEKNİK ŞARTNAME HAZIRLARKEN DİKKAT EDİLMESİ GEREKENLER
-Teknik şartname, ihtiyacı karşılayan işin/malın her türlü özelliğini tereddüde yer bırakmayacak şekilde açık ve anlaşılır şekilde kesin hükümlerle tarif etmelidir.
-Teknik Şartnamede istenilen özellikler maddeler halinde numaralandırılarak veya tablo halinde belirtilmelidir.
-Teknik şartnamelerde idari, hukuki vb. teknik olmayan isteklere yer verilmemelidir.
-Teknik şartnamede sayılar ile ifade edilen teknik kriterlere tolerans verilmelidir. Tolerans; “en az…”, “en çok…”, “veya”, “+/-…” şeklinde, o özelliğin gerektirdiği hassasiyeti sağlayacak miktar tespit edilerek verilmelidir.
-Teknik şartnamelerde, temin edilecek malzeme ve/veya sistemi kullanacak personele verilmesi gerekli olabilecek teknik içerikli eğitimler ile ilgili hükümlere yer verilebilir.
-Teknik şartnamelerde yer alan teknik kriterler, verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olmalı, rekabeti engelleyici hususlar içermemeli ve istekliler için fırsat eşitliği sağlamalıdır.
-Teknik şartnamelerde belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilmemeli ve belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilmemelidir.
-Teknik şartname, tek bir firmaya ait ürünün özellikleri esas alınarak tekele meydan verilmeyecek en az iki, mümkünse daha çok sayıda üretici firmayı kapsayacak şekilde hazırlanmalıdır.
-Teknik şartname; çok değişik kalite seviyesindeki malzemenin tanımını önlemek için fazla kısıtlayıcı hükümler taşımamalıdır.
-Teknik şartnamelerde mümkün olduğunca kısaltma, sembol, harfler ve işaretler kullanılmaz, kullanılması gerekiyorsa yanlış anlamalara meydan vermemek için bu kısaltma ve semboller ile ifade edilmek istenen kısaltmaların açık şekli ve varsa Türkçe karşılığı teknik şartnamede ayrıca belirtilir.
-Ürün kalite belgesi gibi unsurlar belirtilmelidir.
-Bir bütün olarak set halinde istenen alımlar için hazırlanan teknik şartnamelerde bütünü oluşturan parçalar tek tek tarif edilmeli ve “malzemeler birbiri ile uyumlu olmalıdır” ibaresi şartnameye eklenmiş olmalıdır.
-Cihaz alımlarında en az iki (2) yıl garanti şartı konulmalıdır. İki yıldan fazla garanti istenildiği takdirde ayrıca bildirilmelidir.
-Teknik şartnamenin her sayfasının alt kısmı, şartnameyi hazırlayan kişi(ler) tarafından paraflanmalı, son sayfası ise imzalanmalıdır.
“Yurtiçi veya yurtdışı yolluk” harcama kalemindeki yurtiçi ve yurtdışındaki görevlendirmeler, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 39. maddesi hükümlerine uygun olarak yapılacaktır. Yolluk verilmesini gerektiren veya araştırma ve incelemenin gerektirdiği masrafların proje bütçesinden ödenmesi için, birim yönetim kurulu kararı (yurtiçi görevlendirmelerde en az 15 gün önce, yurtdışı görevlendirmelerde en az 1 ay önce ilgili birime yazı ile bildirilerek) ve Rektör Onayı alınması gereklidir.
Görevlendirme onaylarında ARAÇ KİRALAMA uygun görülen, bütçe onaylarında taşıt kiralama bulunan projelerden araç kiralama yoluyla hizmet ödemesi yapılmaktadır.
Havayolları ile yapılan seyahatlerde elektronik bilet alınması zorunludur. Detay için tıklayınız.
TAŞIT KİRALAMA-BENZİN GİDERLERİ VE KONAKLAMA İLE İLGİLİ DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR
– Üçüncü kişiler tarafından düzenlenen belgelerin doğruluğu ve uygunluğu kontrol edilmelidir.
– Faturalar kaşeli ve imzalı olmalıdır.
– Hiçbir evrakta silinti, kazıntı ve karalama kesinlikle olmamalıdır. Eğer düzeltme yapma zorunluluğu varsa bu düzeltmeler faturayı veya sözleşmeyi düzenleyen kişi tarafından üzeri tek çizgi ile çizilerek, “Düzeltme tarafımızdan yapılmıştır” ibaresi kullanılarak yapılmalı aynı zamanda kaşelenip imzalanmalıdır.
– Ön Ödeme hesaba aktarılmadan önceki tarihlere ait araç kirası ve yakıt, benzin giderlerine ilişkin faturalar görevlendirme tarihleri içinde olsa dahi geçerli olmayacaktır.
1- ARAÇ KİRALAMA GİDERLERİNE İLİŞKİN FATURA VE SÖZLEŞMELER
– Aracın kiralandığı tarih görevlendirme tarihleri içinde kalmalıdır.
– Araç ön ödeme hesaba yattıktan sonra kiralanmış olmalıdır.
– Aynı anda bir kişi üzerine birden fazla araç kiralanmamalıdır.
– Aracın kiralandığı firmayla araç kira sözleşmesi imzalanmış olmalı ve aslı faturayla birlikte Koordinatörlüğümüze teslim edilmelidir.
– Araç kiralama faturasının arka yüzü “Piyasa fiyat araştırması tarafımca yapılmıştır.” ibaresi eklenerek yürütücü tarafından imzalanmalıdır.
– Araç kira sözleşmesinde aracın plakası, aracı kiralayan kişinin bilgileri, aracın kilometre bilgileri, aracın alındığı ve bırakıldığı saatler yer almalıdır.
– Araca bir günlük kira ücreti ödenebilmesi için 24 saatten önce teslim edilmemeli, daha erken teslim edilecekse günlük kira ücreti buna göre hesaplanarak ödenmelidir.
– Araç kiralama faturası Dokuz Eylül Üniversitesi Rektörlüğü adresine kesilmiş olmalı aynı zamanda faturada TÜBİTAK ibaresi ile birlikte proje numarası, aracın plakası, kiralama tarihleri ile kiralanan gün sayısı, günlük ücreti, tutarı ve KDV hesaplaması yer almalıdır.
– Kiralama hizmeti tevkifat kapsamında olup tevkifatın faturalarda yer alması zorunludur.
2- YAKIT GİDERLERİNE İLİŞKİN FATURALAR
– Benzin faturası aracın kiralandığı tarihler içinde kesilmiş olmalıdır.
– Benzin faturası Dokuz Eylül Üniversitesi Rektörlüğü adresine kesilmiş olmalı aynı zamanda faturada TÜBİTAK ibaresi ile birlikte proje numarası, aracın plakası benzinin türü, litre fiyatı, kaç litre alındığı, tutarı ve KDV hesaplaması yer almalıdır.
3- KONAKLAMA GİDERLERİNE İLİŞKİN FATURALAR
– Konaklama faturaları görevlendirme tarihleri dışında olmamalı, Dokuz Eylül Üniversitesi Rektörlüğü adına ve TÜBİTAK ibaresi ile birlikte proje numarası belirtilerek kesilmiş olmalı, ayrıca konaklama yapan kişinin adı, konaklama tarihleri ile kaç gün konakladığı, birim fiyatı, tutarı ve KDV hesaplaması bulunmalıdır.
Uygulanacak yurtiçi gündelik tutarları her yıl TÜBİTAK-TTS web sayfasında duyurulur.
Yurtiçi gündelikler için tıklayınız.
Uluslararası İşbirliği Projelerinde Gündelikler, projenin tabi olduğu anlaşma metinlerinde yer alan miktarlarda ve şartlarda ödenir. Projenin tabi olduğu yönetmelik veya esaslarda ayrı bir düzenleme yapılmaması halinde 6245 sayılı Kanun hükümleri uygulanır.
Yurt dışı seyahatlerde 6245 sayılı Harcırah Kanunu hükümleri uygulanır.
Seyahatlerde uçak dahil mutad araç giderleri ödenir. Özel oto kullanılması halinde, yol giderinin hesaplanmasında, her 100 km. için 6 litre kurşunsuz benzin ücreti esas alınır.
1-Kurum hissesi projenin yürütülmesi ve sonuçlandırılması aşamasında kurumun imkanlarından faydalanılması karşılığı proje maliyetine bağlı olarak TÜBİTAK tarafından hesaplanan ve projenin gelişme raporları kabul edildikçe projenin özel hesabına aktarılan tutardır.
2-Kurum Hissesi projenin yürütüldüğü birim/bölüm amirinin talebi (Dekanlık/Bölüm antetli kağıdına, tarih ve sayılı resmi yazı ile) alınarak, Esas ve Usuller çerçevesinde Ar-Ge faaliyetlerinde kullanılmak üzere harcanır.Örnek başvuru yazısı ve onayı için tıklayınız.
3-Harcamaların Ar-Ge kapsamında olması yönündeki sorumluluk kuruma aittir.
4-Harcama belgeleri tarihi kurum hissesi onay yazısından sonraki tarihi içermelidir.
5-Kurum hissesi proje hesabı dışında başka hesaba aktarılamaz.
1-Projelerde görevlendirilecek lisans, yüksek lisans ve doktora öğrencileri ile doktora sonrası araştırmacılara (post doktora) TÜBİTAK tarafından belirlenen limitleri aşmamak kaydı ile aylık burs ödemesi yapılır.
2-Yüksek lisans ve doktora öğrencilerine verilecek bursun süresinin, bu kişilerin eğitimini tamamlaması için tanınan süreyi (yüksek lisansta 3 yıl, doktorada 6 yıl) aşmamış olması gereklidir.
3-Bursiyerlerin ilgili araştırma destek gurubundan onayları alınmadan SGK girişleri yapılamaz ve buna göre de SGK girişi yapılmayan aylara ait geriye dönük olarak burs ödemeleri yapılamaz.
4-Projede burs ücreti alacak her bir öğrenci için ödemesi yapılacak aya ait Bursiyer Bilgi Formu yürütücü tarafından düzenlenir. Öğrenci belgesi ve kimlik fotokopisi eklenir.
5-E-Devlet üzerinden de alınabilen öğrenci belgesi her ayın 25. günü ve sonrası tarihli olarak temin edilip ödeme evraklarına eklenecektir. Kimlik bilgilerinde değişiklik olduğunda kimlik fotokopisi yenilenecektir.
6-Burs ödemesi öğrencinin Bilgi Formunda bildireceği kendisine ait banka hesabına ilgili projenin hesabından havale yoluyla yapılır.
7-Yürütücü tarafından Ödeme evrakları Her Ay düzenlenerek öğrenci belgesi ve diğer ekler ile birlikte HER AYIN SON HAFTASINDA Birimimize gönderilir.
8-Burs belgeleri birimimize gönderilmeyen kişilere ödeme yapılmayacaktır.
1-PTİ ödeneği, gelişme ve sonuç raporlarının kabulünü takiben proje hesabına TÜBİTAK tarafından aktarılır.
2-Proje hesabına aktarma yapıldıktan sonra, Proje Yürütücüsünün Koordinatörlüğümüze müracaatı üzerine yasal kesintileri yapılarak tüm araştırmacıların evrakları tamamlandıktan sonra ilgili kişilere ödenir.
3-Ödeme belgelerine eklenecek belgelerden maaş bordrosu yalnızca kurumumuz personelinden istenmektedir. Diğer kurumlarda görevli araştırmacılardan bordro istenmemektedir.
4-Eklenecek maaş bordrosu son aya ait olmalıdır. Bordrolar E-Devlet üzerinden temin edilebilir.
Formlar:
Proje harcamalarına ait örnekleri yayınlanmayan talep formlarını Koordinatörlümüz personeli ile irtibata geçerek temin edebilirsiniz.
Başvurular için faydalanılabilecek linkler:
http://sihirbaz.tubitak.gov.tr/
http://videoportal.tubitak.gov.tr/
