1- Desteklenen proje için TÜBİTAK’ın talebi üzerine Üniversitemiz Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı tarafından proje özel hesabı açılır ve hesap bilgileri TÜBİTAK’a bildirilir.

2- Proje Yürütücüsü proje sözleşmesinin bir kopyasını Koordinatörlüğümüze teslim eder.

3- Projenin Harcama Yetkilisi ve Gerçekleştirme Görevlisi belirlenir.

4- Desteklenen projenin ödenek aktarması yapıldıktan sonra harcama işlemleri başlatılacaktır.

5- Tüm ödeme işlemleri Koordinatörlüğümüz aracılığıyla gerçekleştirilecektir.

1-Ön ödeme, Proje Yürütücüsü tarafından kullanılabilir ödenekler dikkate alınarak talep edilir.

2-Ön ödeme üst limiti TÜBİTAK tarafından kendi web sayfasında yayınlanarak duyurulur.

3-Koordinatörlüğümüzce gerekli ödenek kontrolleri yapıldıktan sonra ön ödeme tutarı, ön ödeme talep eden kişinin özel hesabına aktarılır.

4-Fatura bilgileri: Satın alınan mal ve hizmetlere ait faturalar, 3090049165 vergi numarasıyla (Kordon Vergi Dairesi) Dokuz Eylül Üniversitesi Rektörlüğü adına kesilmelidir. Fatura içeriğinde mutlaka “TÜBİTAK Proje No: …” şeklinde proje numarası yazılmalıdır.

5-Ön ödeme (avans) hangi kalem için talep edildiyse (yolluk veya mal/hizmet alımı) yalnızca o kaleme uygun harcama yapılmalıdır.

6-Mahsup süresi en fazla 2 aydır. Ön ödemenin kontrol ve işlem süreci göz önünde bulundurularak, mahsup evrakları en geç 53 gün içinde Koordinatörlüğümüze gönderilmelidir. Varsa ön ödemeden arta kalan tutar, son harcama tarihini takip eden 3 (üç) iş günü içinde proje özel hesabına iade edilmelidir. İadesi zamanında yapılmayan ve süresi içinde mahsup edilmeyen ön ödemeler için 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanun uyarınca cezai işlem uygulanır.

7-Alınan bir ön ödeme tamamen kapatılmadan, aynı bütçe kaleminden yeni bir ön ödeme talebinde bulunulamaz.

8-Mahsup süresi sonunda ön ödeme tutarının en az %50’si harcanmadan iade edilirse, harcanmama gerekçeleri TÜBİTAK tarafından istenebilir. Bunun sonucunda Proje Yürütücüsünün veya mutemedin ihmal, kusur ya da suistimali tespit edilirse, harcanmayan tutarlara 6183 sayılı Kanun uyarınca gecikme zammı oranında faiz uygulanır; bu tutarlar ilgililerden tahsil edilerek özel hesaba yatırılır.

1-Satın alma eşik değerleri TÜBİTAK’ın web sayfasında yayınlanarak duyurulur.

2-Proje Yürütücüsü, satın alınması gereken malzemeye ilişkin talebini teknik şartname ile birlikte Koordinatörlüğümüze iletir.

3-Satın alma işlemleri birimimiz tarafından gerçekleştirilir.

TEKNİK ŞARTNAME HAZIRLARKEN DİKKAT EDİLMESİ GEREKENLER 

-Teknik şartname, ihtiyacı karşılayan işin/malın her türlü özelliğini tereddüde yer bırakmayacak şekilde açık ve anlaşılır şekilde kesin hükümlerle tarif etmelidir.

-Teknik Şartnamede istenilen özellikler maddeler halinde numaralandırılarak veya tablo halinde belirtilmelidir.

-Teknik şartnamelerde idari, hukuki vb. teknik olmayan isteklere yer verilmemelidir.

-Teknik şartnamede sayılar ile ifade edilen teknik kriterlere tolerans verilmelidir. Tolerans; “en az…”, “en çok…”, “veya”, “+/-…” şeklinde, o özelliğin gerektirdiği hassasiyeti sağlayacak miktar tespit edilerek verilmelidir.

-Teknik şartnamelerde, temin edilecek malzeme ve/veya sistemi kullanacak personele verilmesi gerekli olabilecek teknik içerikli eğitimler ile ilgili hükümlere yer verilebilir.

-Teknik şartnamelerde yer alan teknik kriterler, verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olmalı, rekabeti engelleyici hususlar içermemeli ve istekliler için fırsat eşitliği sağlamalıdır.

-Teknik şartnamelerde belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilmemeli ve belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilmemelidir.

-Teknik şartname, tek bir firmaya ait ürünün özellikleri esas alınarak tekele meydan verilmeyecek en az iki, mümkünse daha çok sayıda üretici firmayı kapsayacak şekilde hazırlanmalıdır.

-Teknik şartname; çok değişik kalite seviyesindeki malzemenin tanımını önlemek için fazla kısıtlayıcı hükümler taşımamalıdır.

-Teknik şartnamelerde mümkün olduğunca kısaltma, sembol, harfler ve işaretler kullanılmaz, kullanılması gerekiyorsa yanlış anlamalara meydan vermemek için bu kısaltma ve semboller ile ifade edilmek istenen kısaltmaların açık şekli ve varsa Türkçe karşılığı teknik şartnamede ayrıca belirtilir.

-Ürün kalite belgesi gibi unsurlar belirtilmelidir.

-Bir bütün olarak set halinde istenen alımlar için hazırlanan teknik şartnamelerde bütünü oluşturan parçalar tek tek tarif edilmeli ve “malzemeler birbiri ile uyumlu olmalıdır” ibaresi şartnameye eklenmiş olmalıdır.

-Cihaz alımlarında en az iki (2) yıl garanti şartı konulmalıdır. İki yıldan fazla garanti istenildiği takdirde ayrıca bildirilmelidir.

-Teknik şartnamenin her sayfasının alt kısmı, şartnameyi hazırlayan kişi(ler) tarafından paraflanmalı, son sayfası ise imzalanmalıdır.

1- Projenin gerektirdiği yurt içi ve yurt dışı seyahatlere ilişkin idari işlemler (görevlendirme, izin vb.) üniversitemiz uygulamaları çerçevesinde gerçekleştirilir.

2- Uygulanacak yurt içi gündelik tutarları her yıl TÜBİTAK tarafından web sayfasında duyurulur.

3- Yurt içi seyahatlerde, belgelenmesi koşuluyla, konaklama bedeli gündeliklerin iki katına kadar ve süre sınırı olmaksızın ayrıca ödenir.

4- Uçakla seyahatlerde bilet doğrudan havayolu şirketinden (e-bilet) alınmalıdır; acenta aracılığıyla uçuş hizmeti satın alınmamalıdır.

5- Konaklama faturaları, görevlendirme tarihleri arasında düzenlenmiş olmalıdır. Faturada konaklayan kişinin adı ile konaklama veya giriş-çıkış tarihleri belirtilmelidir.

6- Yurtdışı seyahatlerde proje sözleşmesinde bir hüküm varsa ödeme, o hükme göre yapılır. Hüküm bulunmaması halinde 6245 sayılı Harcırah Kanunu uygulanır.

7- Her seyahat için Geçici Görev Yolluk Bildirgesi hazırlanır ve harcamalar bu tabloda gösterilir.

8- Seyahate ilişkin fatura, bilet, katılım belgesi vb. belgeler Koordinatörlüğümüze teslim edilir.

9- Özel araç kullanılması hâlinde yol giderinin hesaplanmasında, her 100 km için 6 litre kurşunsuz benzin ücreti esas alınır.

10-Yolluk için harcama yapılmadan önce ödenek kontrolü yapılmalıdır.

1- Kurum hissesi, projenin yürütülmesi ve sonuçlandırılması sürecinde kurumun imkânlarından faydalanılması karşılığında TÜBİTAK tarafından hesaplanan tutardır. Tutar, proje maliyetine bağlı olarak belirlenir ve projenin gelişme raporları kabul edildikçe proje özel hesabına aktarılır.

2- Kurum hissesi, proje bütçesine ek olarak verilir ve TÜBİTAK tarafından belirlenen esas ve usuller çerçevesinde hesaplanır.

3- Kurum hissesi, Ar-Ge faaliyetlerinde kullanılmalıdır.

4- Harcamaların Ar-Ge kapsamında olmasından kurum sorumludur.

5- Kurum hissesi, proje özel hesabı dışındaki bir hesaba aktarılamaz.

1- Projelerde görevlendirilecek lisans, yüksek lisans ve doktora öğrencileri ile doktora sonrası araştırmacılara (post doktora), TÜBİTAK tarafından belirlenen limitleri aşmamak kaydıyla aylık burs ödemesi yapılır.

2- Yüksek lisans ve doktora öğrencilerine verilecek bursun süresi, bu kişilerin eğitimini tamamlaması için tanınan süreyi (yüksek lisansta 3 yıl, doktorada 6 yıl) aşmamalıdır.

3- Projede burs alacak her öğrenci için, ödemenin yapılacağı aya ait Bursiyer Bilgi Formu yürütücü tarafından düzenlenir. Forma öğrenci belgesi eklenir.

4- Öğrenci belgesi, her ayın 20’si veya sonrasında alınarak ödeme evraklarına eklenir. Kimlik bilgilerinde değişiklik olduğunda kimlik fotokopisi yenilenir.

5- Yürütücü, ödeme evraklarını her ay düzenleyerek öğrenci belgesi ve diğer eklerle birlikte her ayın son haftasında Koordinatörlüğümüze gönderir.

1- Proje teşvik ikramiyesi (PTİ) ödeneği, gelişme ve sonuç raporlarının kabulünden sonra TÜBİTAK tarafından proje hesabına aktarılır.

2- Ödenek proje hesabına aktarıldıktan sonra, Proje Yürütücüsü Koordinatörlüğümüze başvurur. Tüm araştırmacıların evrakları tamamlandığında, yasal kesintiler yapılarak ödeme ilgili kişilere yapılır.

Harcamaların belgelendirilmesinde TÜBİTAK tarafından belirlenen form ve belgeler kullanılır.

Bunun dışında Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği kıyasen uygulanabilir.